Tu rutina diaria

Fulfillo hace mucho solo, pero hay cosas que sólo puedes decidir tú: qué hacer con un paquete que no se pudo entregar, cuándo sale el despacho, qué contestarle a quien escribió. Esta es una rutina de unos 20 minutos para no dejar nada atrás. Empieza en el ERP, pasa por Logística y termina en el CRM.

Antes de abrir Fulfillo

Si activaste el reporte diario en Ajustes de empresa › Notificaciones (Avisos por correo), a las 7:00 a. m. te llega un correo con las cifras de ayer: órdenes registradas, despachadas y entregadas, lo cobrado y lo que hay pendiente. Es la foto; lo que sigue es la lista de tareas.

1. La Actividad Crítica del Dashboard

Abre el ERP. En la fila de abajo del Dashboard (El Dashboard) está la tarjeta «Actividad Crítica»: una fila por asunto, con cuántos son, qué hacer y un enlace a donde se hace. Si no hay nada, dice «Todo en orden». Las filas van por color:

Color	Qué significa	Ejemplos
Rojo	Algo está parado o se pierde	Paquetes con novedad; productos sin stock
Ámbar	Hay que hacerlo	Envíos con una semana en camino; guías sin salir (más de 48 horas en Creada); devoluciones por registrar; entregas sin conciliar (más de 7 días); gastos recurrentes vencidos; cobros de Meta por registrar; órdenes de compra retrasadas
Azul	Falta cerrarlo	Devoluciones y conciliaciones que siguen en Pendiente

Recorre las filas de arriba abajo: cada una te lleva a la pantalla con el filtro ya puesto. Lo rojo se atiende hoy; lo ámbar, esta semana; lo azul, cuando llegue la mercancía o el depósito.

2. Las novedades

Un paquete con novedad es uno que la transportadora no pudo entregar y espera una decisión: el comprador no estaba, la dirección no se encontró, no tenía el dinero. La fila roja te lleva a Logística › Guías filtrada por Novedad (Novedades).

Por cada una, habla con el comprador. Si tienes el CRM, la conversación está en la bandeja y la orden se ve dentro del chat (La orden dentro del chat); si no, llámalo. Con la respuesta, dile a la transportadora qué hacer: volver a intentar o devolver. Una guía que vuelve pasa a En devolución y, cuando llega el paquete, la registras en Devoluciones para que su stock regrese al inventario (Devoluciones, Los estados de una guía).

3. El despacho del día

Las órdenes que el CRM confirmó anoche y esta mañana (Confirmación de orden) están en Ventas › Órdenes como Confirmadas y sin guía (La pantalla de Órdenes). Crea sus guías e imprime las etiquetas (Crear e imprimir guías); con una transportadora por API, las guías ya están creadas (Transportadoras por API).

Después, en Logística › Despachos (Despachos), «Nuevo Despacho» con las guías de hoy. Cuando la transportadora las recoge, «Marcar entregado»: la confirmación te dice cuántas guías pasan a En tránsito, de qué almacén sale su inventario y que se le avisa al comprador. Una guía que lleva más de 48 horas en Creada sale en ámbar en la Actividad Crítica: o no la despachaste, o la transportadora no la recogió.

Mientras armas el despacho, mira el stock: una orden que no puedes despachar porque el producto se acabó aparece en rojo como producto sin stock. Repón o ajusta el inventario (Ajustes de inventario).

4. Las conversaciones sin responder

Pasa al CRM con el selector de apps (Moverte por Fulfillo). En la bandeja (Recorrido de la bandeja), la lista de la izquierda tiene tres pestañas: «Mías», «Sin asignar» y «Todas», cada una con su número, y arriba el filtro de estado: Abierto, Pendiente, Cerrado. Las conversaciones con mensajes sin leer llevan su marca.

Empieza por «Sin asignar»: nadie las está atendiendo. Asígnatelas o dáselas a alguien del equipo (Asignar, etiquetar y resolver) y responde (Responder a un cliente). Recuerda la ventana de 24 horas: si el comprador escribió hace más de un día, sólo puedes contestarle con una plantilla aprobada (La ventana de 24 horas). Cuando terminas, marca la conversación Cerrado; si esperas algo del comprador, Pendiente.

Si un Agente IA atiende tu línea, revisa las conversaciones que te pasó: un chat lo atiende la IA o una persona, nunca las dos (Probarlo y ponerlo a atender).

Al cerrar el día

Dos minutos más en el ERP: registra las devoluciones que llegaron hoy (Devoluciones) y, si la transportadora te depositó, marca Recibida la conciliación (Conciliación contra entrega (COD)). Lo que quede, mañana estará en la Actividad Crítica.