Conciliación contra entrega (COD)

Cuando vendes contra entrega, la transportadora cobra al comprador, se queda con su flete, su seguro y su comisión, y te transfiere el resto. Una conciliación es el cuadre de una de esas transferencias: qué guías cubre, cuánto cobró por cada una, cuánto retuvo y cuánto depositó. Al marcarla Recibida, Fulfillo contabiliza las ventas, da por cobradas las órdenes y registra el depósito en tu banco.

Dónde está

Logística › Conciliación COD. Pide el permiso de Logística.

Paso a paso

Crear la conciliación

1. Pulsa «Nueva Conciliación COD». Ten a mano el reporte o la liquidación de la transportadora.
2. Elige la «Transportadora». La «Cuenta» (dónde entró la transferencia), la «Fecha de Pago», la «Referencia de la transferencia» y el «Monto de la transferencia» son opcionales en este paso: se piden al marcarla Recibida.
3. En «Agregar Guía», escribe el número de la guía o de la orden y pulsa «Agregar». También puedes pegar varias de una vez, incluso las filas del reporte de la transportadora copiadas tal cual: Fulfillo toma el número, el monto cobrado y el estado, y te dice cuáles no encontró.
4. Revisa cada línea. El «COD Esperado», el «Flete», el «Seguro» y la «Comisión COD» salen de la guía; corrige el «Cobrado», el flete y el seguro si el reporte dice otra cosa. Elige el «Estado» de cada guía:
   • Entregada: la transportadora cobró y entrega el dinero.
   • En devolución: no se entregó; no hay cobro, pero puede haber flete o seguro de devolución.
   • Siniestro: la transportadora perdió el paquete; en «Cobrado» va la indemnización, que se propone con el valor declarado.
5. Pulsa «Crear Conciliación».

Verás «Conciliación creada como Pendiente. Márcala Recibida cuando llegue la transferencia.» Una Pendiente no mueve nada y se edita las veces que haga falta con «Gestionar Guías».

Marcar Recibida

1. En la pastilla de estado, elige Recibida (o abre la conciliación y pulsa «Marcar recibida»).
2. Completa «Cuenta» (el banco o la caja donde entró; nunca una tarjeta), «Fecha de pago» y «Monto». El monto se propone como cobrado menos cargos.
3. Lee lo que va a mover:
   • «N guías quedan Entregadas, con la entrega confirmada, y su venta se contabiliza.»
   • «N guías quedan En devolución (las que ya están Devueltas no cambian).»
   • «N guías quedan en Siniestro: su costo sale como pérdida y la indemnización se cobra.»
   • «N órdenes quedan cobradas.»
   • «Los cargos de cada guía (RD$1,780) pasan a ser lo que la transportadora cobró.»
   • «El depósito de RD$24,350 entra en Banco Popular con fecha … Quedan RD$120 de faltante en cobros.»
   • «Después ya no se puede modificar: si hay que corregirla, se anula y se hace otra.»
4. Pulsa «Marcar recibida».

Qué pasa después

• Las guías pasan al estado de su línea y las órdenes contra entrega cuyo cobrado cubre su COD quedan cobradas.
• La contabilidad: se contabiliza la venta de cada guía entregada, el depósito entra en la cuenta elegida con la fecha de pago, lo retenido salda lo que le debías a la transportadora, y si el esperado no cuadra con depósito más cargos, la diferencia queda registrada como faltante o sobrante en cobros.
• Las tarjetas de arriba resumen el periodo: «Por recibir», «Conciliaciones Recibidas», «Pendientes de recibir» («Esperan la transferencia: todavía no mueven nada») y «Brecha Total» («Esperado − depositado − cargos»).

Anular una conciliación

Una Recibida no se edita. Si te equivocaste, pulsa «Anular» en su fila, escribe «¿Por qué la anulas?» (por ejemplo «La transportadora pagó en dos transferencias») y confirma con «Sí, anular». La conciliación conserva su número, su asiento se reversa, las guías quedan libres para otra conciliación y las órdenes que se queden sin cobro vuelven a «sin cobrar». Las guías no se borran.

Preguntas frecuentes

La transportadora me pagó una liquidación en dos transferencias. Haz dos conciliaciones, una por transferencia, repartiendo las guías para que cada una cuadre con lo que entró.

¿Qué pasa con la comisión COD de una guía devuelta? No se cobra: la comisión es «Fija: la de la tarifa de la guía si se entregó; en una devolución o un siniestro no se cobra». El flete y el seguro sí, si la transportadora los retiene.

La transportadora me retiene un porcentaje de la DGII sobre la transferencia (por ejemplo, el 0.20 %). La conciliación no tiene un campo para esa retención. Registra en «Monto» el depósito bruto (lo que entró más la retención) y, aparte, un gasto en «Comisiones bancarias» por la retención, desde la misma cuenta. Así el depósito cuadra con las guías y la retención queda como el gasto que es. Ver Registrar un gasto.

Una guía no aparece al agregarla. Escribe el número de la orden en vez del de la guía. Si la transportadora usa un número que Fulfillo no conoce, la guía sigue sin casar: escríbenos a Soporte.

¿Agrego las guías de órdenes pagadas por adelantado? Sí. Entran con el «COD Esperado» en cero y las marcas Entregada como las demás: así queda confirmada su entrega, se contabiliza su venta y la transportadora cobra su flete y su seguro. La orden no se vuelve a cobrar: ya estaba pagada.