El cierre del mes

Fulfillo contabiliza solo lo que pasa en la operación: la venta y su costo al completarse cada orden, los cargos de cada transportadora, la conciliación del contra entrega y la publicidad (Cómo lleva Fulfillo tu contabilidad). Lo que te toca a ti para que los reportes del mes digan la verdad es cerrar lo que quedó abierto. Esta es la lista, en orden, para el primer día hábil del mes siguiente.

La lista

Qué	Dónde	Cuándo está listo
1. Conciliaciones y devoluciones	Logística › Conciliación COD · Devoluciones	Ninguna del mes sigue en Pendiente
2. Gastos y compras	Compras › Gastos · Órdenes de compra	Ningún borrador; recurrentes y cobros de Meta registrados
3. Bancos	Contabilidad › Bancos y cajas	Los saldos cuadran con el banco
4. La factura de los e-CF	Ajustes de empresa › Suscripción	Sabes cuántos comprobantes se cobran
5. Los reportes	Reportes › Contables · Financieros	Lees el mes

1. Conciliaciones y devoluciones pendientes

Empieza por el dinero que está en la calle. En Logística › Conciliación COD (Conciliación contra entrega (COD)), la tarjeta «Pendientes de recibir» y la fila azul de la Actividad Crítica (El Dashboard) te dicen qué conciliaciones siguen en Pendiente. Una conciliación Pendiente no mueve nada: la venta de esas guías todavía no está confirmada ni el dinero en tu banco. Por cada depósito que ya llegó, «Marcar recibida»: la cuenta donde entró, la fecha y el monto. Las entregas de hace más de 7 días que no están en ninguna conciliación salen en ámbar: crea la conciliación con ellas y pídele la liquidación a la transportadora.

Lo mismo con Devoluciones (Devoluciones): lo que llegó al almacén y sigue en Pendiente, márcalo Recibida para que el stock vuelva al inventario, y lo que la transportadora devuelve y no está registrado, regístralo. Un paquete devuelto que no registras es una venta cancelada que el reporte sigue contando.

2. Gastos y compras registrados

En Compras › Gastos (Registrar un gasto), filtra los Borradores: un gasto en borrador se puede cambiar con libertad, pero no entra al libro hasta que lo marcas Registrado. Revisa cada uno (la cuenta, el banco de donde salió, el comprobante) y «Marcar Registrado». En la pestaña «Recurrentes», los vencidos del mes (el alquiler, la nómina, el plan de la tienda) se registran desde su recordatorio (Gastos recurrentes y pagos de publicidad).

Los cobros de Meta son aparte: Fulfillo detecta los cargos a tu tarjeta y te los enseña para que los registres en Gastos; hasta entonces, lo gastado en publicidad está devengado pero no pagado. La Actividad Crítica te avisa en ámbar cuando toca.

En Compras › Órdenes de compra (Órdenes de compra), cada orden recibida en el mes tiene que estar marcada como recibida (la mercancía entra al inventario) y, si la pagaste, pagada. Una orden retrasada también sale en la Actividad Crítica.

3. Bancos al día

En Contabilidad › Bancos y cajas (Bancos y cajas) compara el saldo de cada cuenta con el estado de cuenta del banco. Si no cuadran, lo normal es una de estas tres: una transferencia entre tus cuentas que no registraste, un gasto que sigue en borrador, o una conciliación COD que marcaste a una cuenta equivocada. Las transferencias entre cuentas se registran ahí mismo; los movimientos sueltos, en Transacciones (Transacciones). Con una cuenta en dólares, revisa la tasa de cambio del mes.

4. La factura de los comprobantes electrónicos

Si emites comprobantes electrónicos (Pasar a factura electrónica (e-CF)), cada e-CF aceptado por la DGII cuesta RD$2. En Ajustes de empresa › Suscripción (Tu plan y tu suscripción), la tarjeta «Facturas electrónicas» dice cuántas llevas este mes y cuánto suman hasta hoy. Se cobran a principios del mes siguiente, en dólares y a la tasa de cambio de ese día, dentro de tu suscripción. Las emitidas durante la prueba gratis no se cobran, y una que la DGII aceptó con el mes ya cerrado entra en el cobro siguiente.

Aprovecha para pasar por Ventas › Comprobantes (Facturar tus órdenes): la pestaña «Con problemas» tiene los comprobantes que la DGII rechazó o que no se pudieron emitir, y «Por facturar» las órdenes del mes que siguen sin factura.

5. Los reportes contables

Con todo lo anterior cerrado, Reportes › Contables (Reportes contables) tiene tres pestañas para el mes: «Balance General» (qué tienes y qué debes al último día), «Estado de Resultados» (cuánto vendiste, cuánto te costó y cuánto gastaste) y «Balanza de Comprobación» (que todo cuadre). Si una cifra no te convence, el Libro diario enseña cada asiento y de dónde salió (Libro diario), y Cuentas por cobrar y por pagar dice qué te deben las transportadoras y qué debes tú (Cuentas por cobrar y por pagar).

Reportes › Financieros (Reportes financieros) completa la lectura con el flujo de caja y los márgenes, y Reportes › Ventas con lo vendido por producto y por canal (Reportes de ventas). Para la publicidad, el ROAS del mes está en Marketing › Atribución (Atribución).

Qué no hace falta cerrar

Las ventas, el costo de lo vendido, los cargos de las transportadoras y el devengo de la publicidad ya están en el libro: los puso Fulfillo cuando pasaron. Si una venta del mes no aparece, casi siempre es porque su guía no quedó Entregada o su conciliación sigue Pendiente: vuelve al paso 1.