Facturar tus órdenes

En Fulfillo la factura no se escribe: es la misma venta, dicha con la numeración de la DGII. Cuando una orden se completa, aparece lista para facturarse. Tú la emites, sola o en bloque, y Fulfillo le pone el número, arma el PDF y te da un enlace para mandárselo al comprador. Esta página explica las tres pestañas de Ventas › Comprobantes.

Dónde está

Ventas › Comprobantes, entre Órdenes y Clientes. Pide el permiso de Ventas. Si todavía no has configurado la facturación, la pantalla te lo avisa arriba con el botón «Ir a Parámetros Fiscales» (ver Configurar la facturación).

Por facturar

Es la pestaña con la que abre la pantalla. Lista las órdenes Completadas desde la fecha de «Factura desde» que no tienen factura, con su número, el día en que se completaron, el cliente, su documento, la forma de pago y el total.

1. Busca si hace falta: por orden, cliente, teléfono o producto.
2. Marca las órdenes que vas a facturar. La casilla de la cabecera marca sólo la página visible y conserva lo marcado en las otras.
3. Pulsa «Emitir factura» o «Emitir N facturas».
4. Lee la confirmación. Te dice con qué secuencia se numeran (B02 en serie B, E32 en electrónica), que cada número se consume y no se reutiliza, y que lo que se factura es el total de cada orden, el mismo que se cobró, con el ITBIS por dentro.
5. Pulsa «Emitir la factura» o «Emitir las N».

Verás «Se emitieron N facturas». Si alguna quedó en cola o fuera, el aviso te dice cuántas y por qué. Las que están en camino salen de esta lista y aparecen en «Emitidos» en cuanto se numeran.

Si elegiste «Emitir sola al completarse la orden» en Parámetros fiscales, esta pestaña casi siempre estará vacía: las facturas salen solas.

Emitidos

Arriba, cuatro tarjetas sobre lo que estás viendo: «Facturado», «ITBIS» (incluido en el total), «En regla» y «Con problemas». Debajo, la búsqueda por NCF, orden, comprador o estado, el filtro de Estado y la tabla: Comprobante, Tipo, Emisión, Orden, Comprador, ITBIS, Total y Estado, con quién la emitió.

Cada fila tiene hasta tres botones:

• «Ver la factura en PDF»: abre el PDF en otra pestaña. Lleva tu logo, tu RNC, el NCF, las líneas con su ITBIS y los totales en RD$.
• «Copiar el enlace para el comprador»: copia una dirección pública. Quien la abra ve su factura y puede descargarla en PDF sin entrar a nada. El enlace es siempre el mismo para esa factura.
• «Ver el timbre en la DGII»: sólo en comprobantes electrónicos.

Con problemas

Lo que no pudo facturarse, con su motivo y cuándo pasó: la orden que no se pudo emitir (sin rango, total en cero, el total que no cuadra con sus líneas) o el comprobante que la DGII rechazó. El motivo es lo importante: una vez resuelto, la orden vuelve a aparecer en «Por facturar». «Actualizar» refresca la lista.

Los estados de un comprobante

En serie B la factura nace Emitido y no espera nada más. En serie electrónica pasa por En cola, Enviado y Esperando a la DGII hasta quedar Aceptado o Aceptado condicional, que valen fiscalmente. Rechazado no vale y hay que reemitir con número nuevo. En contingencia significa que la DGII no responde y se reintenta solo. Anulado por nota de crédito es una factura revertida.

Qué pasa después

• La orden facturada queda con su comprobante. Sus líneas y sus precios ya no se editan: lo que se corrige es con nota de crédito, no editando la orden.
• Si en el CRM tienes activa la automatización «Comprobante emitido», el comprador recibe por WhatsApp su factura con el enlace (ver La factura por WhatsApp). El ERP manda el aviso siempre; el CRM decide si sale el mensaje.
• Cada factura electrónica cuesta RD$2. Se cuentan las aceptadas por la DGII, notas de crédito incluidas, y se cobran al cerrar el mes, aparte de tu plan. Las de serie B no cuestan nada.

Preguntas frecuentes

¿Por qué una orden no aparece en «Por facturar»? Porque no está Completada, porque se completó antes de la fecha de «Factura desde», o porque ya tiene factura. Una orden Cancelada o Anulada nunca se factura.

¿Puedo cambiar el monto de la factura? No. Se factura el total de la orden, el mismo que cobró la transportadora. Si el total no cuadra con las líneas, la orden va a «Con problemas» en vez de salir mal.

Emití una factura por error. En serie B, consulta a tu contador cómo anularla ante la DGII. Un comprobante electrónico aceptado no se anula: se revierte con una nota de crédito.

¿La factura puede llevar el RNC del comprador? Sale su nombre y su documento si la ficha lo tiene. Hoy el ERP emite facturas de consumo; la factura con crédito fiscal no se ofrece todavía.