Cómo lleva Fulfillo tu contabilidad

Fulfillo lleva tu contabilidad con partida doble, como un contador: cada movimiento de dinero o de mercancía es un asiento, una anotación con al menos dos líneas que suman lo mismo a cada lado. Lo que tiene que ver con tu operación lo anota solo. Lo que pasa fuera de Fulfillo (el alquiler, la luz, una compra, lo que tenías en el banco) lo registras tú. Esta página te dice qué cae de cada lado.

Dónde está

Todo acaba en Contabilidad › Libro diario. Las cuentas donde se ordena el dinero están en Contabilidad › Cuentas contables, y tus bancos, cajas y tarjetas en Contabilidad › Bancos y cajas. Los informes salen en Reportes › Contables y Reportes › Financieros.

Tres palabras que vas a ver

• Asiento: una anotación contable. Tiene fecha, descripción y líneas.
• Débito y crédito (o debe y haber): los dos lados de cada línea. En un asiento, la suma de los débitos es igual a la de los créditos. Lo que tienes y lo que gastas sube por el débito; lo que debes y lo que ganas sube por el crédito.
• Cuenta por cobrar: dinero que te deben. En una tienda que vende contra entrega, casi siempre te lo debe la transportadora.

Lo que Fulfillo contabiliza solo

Qué pasa	Cuándo	Qué anota
La venta y su costo	Cuando la orden se completa, es decir, cuando la guía se entrega. El asiento lleva la fecha de la orden, no la de la entrega, para que la venta caiga en el mismo mes que su publicidad.	Sube Ventas. Si es contra entrega, sube Ventas entregadas por cobrar; si fue pagada por adelantado, entra en la cuenta que recibe esos pagos. Además sale el costo: sube Costo de la mercancía vendida y baja Inventario de mercancía.
Los cargos de la transportadora	Con cada guía, también con la fecha de la orden.	Tres cuentas de costo: Flete de envíos, Seguro de envío y Comisión por cobro contra entrega, contra Transportadoras por pagar. El seguro se anota al despachar; el flete, al despachar o al entregar según si la transportadora te cobra las devoluciones; la comisión, sólo si se entregó.
La conciliación COD	Cuando registras el pago de la transportadora en Logística › Conciliación COD y la pasas a Recibida.	Entra al banco o caja que elegiste lo que depositó. Lo que retuvo baja Transportadoras por pagar. Las dos cosas juntas saldan Ventas entregadas por cobrar. Si pagó de más o de menos, la diferencia va a Otros ingresos o a Otros gastos.
La publicidad de Meta	Cada día, con el gasto sincronizado.	Sube Publicidad contra Publicidad por pagar. El cobro de Meta a tu tarjeta lo registras tú después, desde Compras › Gastos, y es lo que baja Publicidad por pagar.
La publicidad de TikTok	Cada día, con el gasto sincronizado.	TikTok es prepago: sube Publicidad y baja Saldo publicitario. Las recargas las registras tú desde Compras › Gastos.
Una compra recibida	Al recibir la orden de compra.	Sube Inventario de mercancía contra Proveedores por pagar.
Una devolución con daño	Al recibir la devolución con unidades dañadas.	La mercancía dañada sale del inventario a pérdida.

Las cuentas que Fulfillo llena solo llevan un candado en Cuentas contables. No se ocultan ni se eliminan.

Lo que te toca a ti

• Gastos. Alquiler, luz, internet, sueldos, apps, combustible: en Compras › Gastos. Ahí mismo están los recordatorios para registrar el cobro de Meta y la recarga de TikTok.
• Compras. Crear la orden de compra, recibirla y pagarla desde Contabilidad › Cuentas por pagar.
• Bancos. Registrar lo que tenía cada cuenta el día que empezaste, mover dinero entre cuentas con «Transferir» y pagar la tarjeta. Sin saldos iniciales, tus saldos en Fulfillo no coinciden con el banco.
• Lo raro. Un préstamo, un aporte del dueño, el cierre del año: un asiento a mano en Libro diario, mejor con tu contador.

Qué pasa después

• Cada asiento aparece en Libro diario con su origen (Orden, Flete, Conciliación COD, Publicidad, Gasto, Transferencia…).
• Reportes › Contables arma el Balance general, el Estado de resultados y la Balanza de comprobación con esos asientos.
• Si algo entre la operación y el libro no cuadra, Reportes › Contables muestra un aviso arriba.

Preguntas frecuentes

¿Por qué una venta de octubre aparece en septiembre? Porque la orden se creó en septiembre y se entregó en octubre. La venta se registra al entregar, pero con la fecha de la orden. Un mes cerrado puede cambiar con entregas tardías.

La utilidad dice que gané y no tengo ese dinero. La utilidad cuenta las ventas entregadas aunque la transportadora todavía no te las haya depositado. El dinero real está en Bancos y cajas; lo que te deben, en Cuentas por cobrar.

¿Tengo que registrar el gasto de Meta? No. Se registra solo cada día. Lo que registras es el cobro a la tarjeta, cuando Meta te lo haga.