Etiquetas, respuestas rápidas y campos

Son tres herramientas pequeñas que se configuran una vez y se usan todos los días en la bandeja: las etiquetas clasifican, las respuestas rápidas ahorran escribir y los campos personalizados guardan datos que la ficha no trae de serie.

Dónde está

Las tres tienen su pantalla dentro de Configuración: Configuración › Etiquetas, Configuración › Respuestas rápidas y Configuración › Campos personalizados.

Etiquetas

Una etiqueta es un rótulo con color que se le pone a un contacto: VIP, Reclamo, Mayorista. Son de toda la cuenta: se crean una vez y sirven en todas tus marcas y líneas.

1. Pulsa «Añadir etiqueta».
2. Escribe el «Nombre» y, si quieres, una descripción que le diga al equipo cuándo usarla.
3. Elige un color y pulsa «Crear etiqueta».

Dos nombres que sólo se distinguen por mayúsculas o por espacios alrededor cuentan como la misma etiqueta, y el CRM no deja crear la segunda. Al eliminar una, se quita de todos los contactos que la tengan, en todas tus marcas, y las automatizaciones que la ponían dejan de ponerla.

Dónde aparece después: en la fila de cada conversación, como cuadritos del color de la etiqueta; en el filtro «Etiquetas» de la bandeja; en el panel del contacto dentro del chat; en la pestaña «Etiquetas» de la ficha del contacto; en el menú del clic derecho, bajo «Asignar etiqueta»; y en las automatizaciones, como disparador cuando se agrega una etiqueta.

Respuestas rápidas

Una respuesta rápida es un atajo del tipo /saludo que pone un texto ya escrito en el cuadro de mensaje. Son por línea: cada marca tiene su propio juego.

1. En «Línea activa», elige la línea.
2. Pulsa «Nueva respuesta».
3. Escribe el atajo (sin la barra) y el contenido. Si quieres, pulsa «Adjuntar imagen o archivo» para que la respuesta mande una imagen, un video, un audio o un documento.
4. Pulsa «Crear respuesta».

Dónde aparece después: en el chat, escribe «/» al inicio del cuadro de texto y sale la lista «Respuestas rápidas» de esa línea. Sigue escribiendo para filtrar, muévete con las flechas y pulsa Enter o Tab para ponerla. Una respuesta con adjunto se envía al elegirla.

Campos personalizados

Un campo personalizado es un dato más en la ficha del contacto: cédula, ciudad, talla. Son de toda la cuenta.

1. Pulsa «Añadir campo».
2. Escribe el «Nombre». La «Clave» se genera sola a partir del nombre y no se puede cambiar después de crear el campo.
3. Elige el «Tipo»: Texto, Número, Fecha, Lista de opciones, Enlace o Casilla. En una lista, escribe una opción por línea.
4. Pulsa «Crear».

Dónde aparece después: en la pestaña «Campos» de la ficha del contacto; en el panel del contacto dentro del chat, en la sección «Campos», que sólo se muestra cuando la cuenta tiene campos definidos y guarda con el botón «Guardar»; en las automatizaciones, para guardar la respuesta a una pregunta en un campo o para ramificar según su valor; y en las difusiones, para elegir la audiencia y personalizar el mensaje.

Preguntas frecuentes

¿Las etiquetas van en la conversación o en el contacto? En el contacto. Si una persona tiene dos conversaciones en dos líneas, las dos muestran sus etiquetas.

¿Puedo usar la misma respuesta rápida en dos marcas? No. Créala en cada línea. Un atajo se puede repetir entre líneas, pero no dentro de la misma.

¿Los campos personalizados se importan con el CSV? No. El CSV sólo trae teléfono, nombre, correo y empresa. Los campos se completan después, desde la ficha o el chat.