La ficha del contacto

Un contacto es cada persona que te ha escrito por WhatsApp, que importaste o que creaste a mano. Su ficha reúne lo que el CRM sabe de ella y lo que el ERP sabe de ella como cliente. Esta página recorre la lista y la ficha.

Dónde está

Contactos, en el menú lateral del CRM. Arriba están «Importar» y «Agregar contacto», y el buscador «Buscar por nombre, teléfono o correo...».

La lista

Cada fila muestra el nombre, el teléfono, el correo, la empresa, las primeras tres etiquetas y la fecha de alta. Un contacto que escribió por su nombre de usuario de WhatsApp, sin compartir su número, muestra ese usuario en lugar del teléfono. El menú de los tres puntos de la fila deja editar o eliminar.

Un clic sobre la fila abre la ficha.

La ficha

Arriba van el nombre, el teléfono (un clic lo copia), el correo y la empresa, y el botón «Enviar mensaje», que abre su conversación más reciente, o crea una, y te lleva a la bandeja con el chat abierto. Debajo, cinco pestañas:

Pestaña	Qué tiene
«Detalles»	Nombre, Teléfono, Correo electrónico y Empresa, con «Guardar cambios»
«Etiquetas»	Todas las de la cuenta; un clic pone o quita cada una
«Notas»	Notas internas del equipo, con su fecha. Se agregan con «Agregar nota» y se borran con la papelera
«Campos»	Los campos personalizados de la cuenta, con «Guardar campos»
«ERP»	El cliente del ERP enlazado a este contacto

El cliente del ERP

La pestaña «ERP» muestra «Cliente ERP» con su nombre, cuántas órdenes tiene (y cuántas entregadas y devueltas), el «Total gastado» y sus «Últimas órdenes» con estado, fecha y total. El botón «Ver en ERP» abre al cliente en el ERP.

El enlace entre contacto y cliente se hace por teléfono: en cuanto hay una orden con el mismo número, quedan vinculados. Mientras no la haya, la pestaña dice «Todavía no hay ninguna orden enlazada a este contacto».

El nombre del contacto lo manda el ERP. Cuando una persona hace su primera orden, su ficha deja de llamarse como su perfil de WhatsApp (que suele venir abreviado, como «Juan P.») y toma el nombre del cliente. Si quieres corregirlo, hazlo en Ventas › Clientes del ERP.

Crear o editar un contacto

«Agregar contacto» pide Nombre, Teléfono, Correo electrónico y Empresa. El teléfono es obligatorio y va en formato internacional con código de país: +18095550100. Si ya existe un contacto con ese número, el CRM te lo dice y te manda a buscarlo en la lista. Al editar a alguien que escribió por nombre de usuario, el teléfono puede quedar vacío, porque no lo hay.

Fusionar dos fichas

Una misma persona puede tener dos fichas: la que creó su orden con el teléfono y la que creó al escribir desde su usuario de WhatsApp. Casi siempre se funden solas; cuando no, abre la conversación y pulsa el botón de «Fusionar con otro contacto» en el panel de la derecha. Se queda la ficha desde la que fusionas, y la otra desaparece. Nada se pierde: sus conversaciones y mensajes, sus notas, sus etiquetas, sus campos personalizados y sus difusiones pasan a la ficha que se queda. Si las dos tenían conversación en la misma línea, los mensajes se juntan en una sola. Los datos que la ficha que se queda tenía vacíos, como el correo o la empresa, se rellenan con los de la otra. No se puede deshacer.

El CRM no deja fusionar dos fichas que tengan teléfonos distintos o usuarios de WhatsApp distintos: son dos personas.

Eliminar un contacto

La papelera pide confirmación y lo dice claro: se borran también sus conversaciones y todo su historial de mensajes, además de sus notas, etiquetas y campos. El botón es «Eliminar contacto y su historial» y no se puede deshacer. Si sólo quieres que deje de aparecer, ponle una etiqueta en vez de borrarlo.

Preguntas frecuentes

¿Por qué el contacto no tiene teléfono? Porque escribió por su nombre de usuario de WhatsApp y Meta no comparte el número. Si te lo da por otra vía, escríbelo en «Detalles».

¿Cambiar el correo aquí lo cambia en el ERP? No. El contacto del CRM y el cliente del ERP guardan sus datos por separado; sólo el nombre baja del ERP al CRM.

¿Puedo ver el chat desde la ficha? Sí, con «Enviar mensaje». Te lleva a la bandeja con su conversación abierta.