Los estados de la orden

En Fulfillo la orden es la venta y la guía es la logística. Cada una tiene sus estados. Esta página explica los de la orden: cuándo cambia, quién la cambia y qué mueve cada estado en el inventario, en la contabilidad, en la factura y en los mensajes al comprador.

Dónde está

Ventas › Órdenes. El estado se ve como una pastilla de color en cada fila y en el detalle de la orden.

Los siete estados

Estado	Cuándo	Inventario	Contabilidad	Factura	Aviso al comprador
Pendiente	Acaba de entrar, de Shopify o a mano	Nada	Nada	No	«Orden creada»: la confirmación de orden, si está activa en el CRM
Confirmada	La confirmas tú, o la automatización cuando el comprador responde	Se reserva el producto	Nada	No	Ninguno propio
Enviada	La pone el sistema al crear la guía de transportadora	El producto sale del almacén	Nada todavía	No	Los avisos del envío, según avance la guía
Por retirar	La pone el sistema al crear la orden de retiro de un Pick-up	Reservado; sale al entregarse	Nada todavía	No	Ninguno propio
Completada	La guía se entregó, o el Pick-up se retiró y se cobró	Ya salió	Se registra la venta y su costo	Aparece en «Por facturar»	«Pedido entregado» por la guía; «Comprobante emitido» al facturar
Cancelada	La guía se devolvió, se indemnizó por siniestro o se canceló	Vuelve cuando recibes la devolución	No hay venta	No	«Pedido en devolución» por la guía
Anulada	La anulas tú antes de que salga	Se libera la reserva	Sale de las cifras	No	Ninguno

Qué puedes cambiar a mano

El desplegable de estado sólo ofrece Pendiente, Confirmada y Anulada. Los demás los pone el sistema:

• Enviada la pone la guía al crearse. Ponerla a mano dejaría una orden «enviada» sin nada que enviar.
• Por retirar la pone la orden de retiro.
• Completada y Cancelada las pone la guía al llegar a su estado final. La única excepción es un Pick-up sin orden de retiro: ahí el desplegable ofrece Completada y abre la ventana de cobro (ver Retiro en tienda).

Una orden que ya tiene guía no cambia de estado. El desplegable aparece bloqueado y te lo dice: «Esta orden ya tiene guía: su estado no puede cambiar. Si el cliente quiere el producto de nuevo, duplica la orden».

Cuándo se contabiliza la venta

La venta entra a la contabilidad cuando la orden se completa, es decir, cuando su guía se marca Entregada o cuando cobras un Pick-up. El asiento lleva la fecha de la orden, no la del día de la entrega, para que la venta y sus gastos caigan en el mismo mes. Si la orden era contra entrega, el dinero queda por cobrar a la transportadora hasta la conciliación; si era anticipada, entra al banco. Lee Cómo lleva Fulfillo tu contabilidad.

La factura

Sólo una orden Completada se factura. Si en Parámetros fiscales elegiste emitir a mano, aparece en Ventas › Comprobantes, pestaña «Por facturar»; si elegiste emitir sola, la factura sale al completarse. Una orden Cancelada o Anulada nunca llega a facturarse: no hubo venta. Lee Facturar tus órdenes.

Los avisos por WhatsApp

Los manda el CRM, no el ERP. El ERP le avisa de tres cosas: que entró una orden, que cambió el estado de una guía y que se emitió una factura. Lo que recibe el comprador depende de las automatizaciones que tengas activas en el CRM. Cambiar el estado de una orden a mano no manda ningún mensaje.

Preguntas frecuentes

¿Por qué la orden sigue Confirmada si ya la despaché? Porque la orden no tiene guía. Enviada la pone la guía al crearse. Crea la guía desde la fila de la orden.

¿Qué diferencia hay entre Cancelada y Anulada? Cancelada es una orden que salió y volvió: su guía se devolvió, se perdió o se canceló. Anulada es una orden que nunca salió. Sólo Anulada sale de todas las cifras.

¿Y «Eliminar»? Es otra cosa: borra la orden para siempre. Sólo se ofrece a una orden sin guía y te pide confirmarlo.

Cambié el estado y el comprador no recibió nada. Es normal. Los mensajes salen con los eventos de la orden y de la guía, no con un cambio de estado a mano.