Cuentas contables

Cada peso que entra o sale de tu negocio se anota en una cuenta: Ventas, Alquiler, Publicidad, Banco. Tu empresa nace con un catálogo listo para una tienda que vende contra entrega. Aquí lo ves entero, ocultas las cuentas que no uses y agregas las que te falten, como «Fumigación» o «Empaque especial».

Dónde está

Contabilidad › Cuentas contables. Pide permiso de Contabilidad. Tus bancos, cajas y tarjetas no se crean aquí sino en Contabilidad › Bancos y cajas.

Qué ves

El catálogo es un árbol con seis bloques: Activos (lo que tiene tu negocio), Pasivos (lo que debe), Patrimonio (lo que puso el dueño y lo ganado), Ingresos, Costos (lo que cuesta vender y entregar cada pedido) y Gastos (lo que cuesta mantener el negocio abierto). Dentro hay grupos, como «Gastos de administración», y dentro de los grupos las cuentas.

Cada fila tiene tres columnas:

• «Nombre», con un candado en las cuentas que Fulfillo llena solo y las etiquetas «Oculta» y «Agregada por ti».
• «Uso de la cuenta»: qué hace Fulfillo con ella. Por ejemplo, Ventas dice que se llena al entregar la guía, y Publicidad que sale también en Gastos.
• «Descripción».

Arriba de la tabla hay un buscador, un filtro por clase, otro por origen («Automáticas» o «Agregadas por ti»), el interruptor «Mostrar ocultas» y los botones «Expandir todo» y «Contraer». De fábrica hay 18 cuentas ocultas, como «Depreciación» o «Préstamos del dueño o socios», para que el catálogo no estorbe hasta que las necesites.

Paso a paso: agregar una cuenta

Las cuentas nuevas van dentro de un grupo, y el grupo decide en qué informe suman.

1. Pulsa «Nueva cuenta», o abre el menú de un grupo y elige «Agregar cuenta aquí».
2. En «¿Dentro de qué grupo?» elige el grupo. Fulfillo te dice qué implica: «Resta de tu ganancia», «Algo que tiene el negocio»…
3. Escribe el «Nombre» y una «Descripción» para que tu equipo sepa qué va ahí. La descripción sale debajo del nombre al registrar un gasto.
4. Pulsa «Crear cuenta».

Fulfillo avisa cuando una cuenta nueva sobra: bajo «Gastos de venta» recuerda que la publicidad y las comisiones ya tienen cuenta; bajo «Activos corrientes», que un banco o una caja se agregan en Bancos y cajas; bajo «Pasivos corrientes» ofrece «Agregar tarjeta». Puedes agregar hasta 300 cuentas propias.

Ocultar, mostrar, editar y eliminar

Todo está en el menú de la fila:

• «Ver movimientos» abre Reportes › Contables › Transacciones filtrado por esa cuenta.
• «Editar» cambia el nombre y la descripción. Una cuenta automática se puede renombrar y sigue funcionando igual.
• «Ocultar» la quita de las listas al registrar gastos y asientos. Sus movimientos siguen en los reportes. Una cuenta con saldo no se oculta hasta dejarla en cero, y si vuelve a tener saldo Fulfillo la muestra de nuevo. Las automáticas no se ocultan.
• «Mostrar» deshace lo anterior.
• «Eliminar cuenta» sólo si la agregaste tú y nunca tuvo movimientos. No se puede deshacer. Las que trae Fulfillo no se eliminan: si no las usas, ocúltalas.

Cuando una opción sale en gris, el motivo está escrito debajo.

Qué pasa después

• Una cuenta de gasto nueva aparece en «¿Qué pagaste?» al registrar un gasto.
• Cualquier cuenta visible aparece al hacer un asiento a mano en Libro diario.
• El Estado de resultados y el Balance general suman la cuenta en el grupo donde la pusiste.

Preguntas frecuentes

¿Puedo crear una subcuenta debajo de una cuenta? No. Las cuentas se agregan dentro de un grupo, no debajo de otra cuenta. Si necesitas separar «Alquiler» en dos locales, agrega dos cuentas en «Gastos de administración».

¿Dónde registro el ITBIS del mes? No es un gasto. Pídele a tu contador que lo registre. Si hubo recargo, sólo el recargo va en «Multas y recargos».

Quiero otra cuenta de banco. Ve a Contabilidad › Bancos y cajas y pulsa «Agregar cuenta».